Ogni giorno all’interno di un’azienda si inviano e si ricevono un numero veramente elevato di email. Anche se negli anni la tecnologia è in continua evoluzione e ci sono sempre nuovi sistemi di comunicazione interna ed esterna per le aziende, la posta elettronica continua ad essere lo strumento di comunicazione più utilizzato perché integra al suo interno molteplici funzionalità. Per esempio, permette di condividere il calendario, invitare dei collaboratori alle riunioni, condividere file e documenti.

Negli anni il sistema di funzionamento della posta elettronica aziendale si è evoluto ed in particolare si è verificato un progressivo passaggio dalla gestione della posta on premise alla posta elettronica in cloud.

Nonostante i servizi e-mail basati sul cloud siano disponibili da diversi anni e anche se negli ultimi tempi sempre più aziende abbiano deciso di effettuare questo passaggio, in Italia risulta che circa il 30% delle aziende ancora non sfrutti i vantaggi dei servizi e-mail nel cloud nonostante le imprese italiane risultino in crescita nell’adozione di nuove tecnologie nel campo informatico come si evince dal report ISTAT Imprese e ICT dell’anno 2024.

Uno dei primi passi per iniziare la rivoluzione digitale aziendale è proprio l’adozione di un sistema di posta elettronica in cloud. Di seguito spiegheremo brevemente la differenza tra i sistemi di posta elettronica on premise ed in cloud e vedremo nel dettaglio quali vantaggi comporta l’adozione del sistema di posta elettronica in cloud.

Posta elettronica on premise: il mail server

Quando la posta elettronica viene gestita internamente all’azienda si parla di posta elettronica on premise. Significa che l’azienda si è dotata di un mail server, un dispositivo fisico che gestisce la ricezione della posta in arrivo, lo smistamento della posta in uscita e l’accesso stesso alla propria casella di posta da webmail, svolgendo il compito di accettare e ridistribuire in modo corretto le email per farle giungere al mittente.

La gestione della posta con questo sistema comporta un notevole costo per l’azienda per molteplici ragioni. E’ necessario dotarsi di un server fisico che deve nel tempo essere aggiornato o sostituito. Inoltre ogni azienda deve avere all’interno del suo organico un team tecnico che garantisca il corretto funzionamento del sistema di posta, il backup dei dati e riesca in ogni momento a ripristinare il servizio e a risolvere eventuali criticità.

Posta elettronica in cloud: il cloud server

Se l’azienda decide di utilizzare un servizio di posta elettronica in cloud vuol dire che la gestione della posta viene esternalizzata su un server in cloud. La posta diventerà quindi un servizio disponibile da remoto tramite internet. Si tratta di macchine aventi comunque il proprio hard disk, RAM e processore, che vengono condivisi tramite la virtualizzazione.

La peculiarità dei Cloud Server, infatti, risiede nella possibilità di aumentare o diminuire le sue risorse hardware in tempo reale, qualora sia necessario. Ad oggi i due principali player nei servizi di gestione di posta elettronica in cloud sono Google Workspace e Microsoft 365.

Principali vantaggi della posta elettronica in cloud

• Semplice da utilizzare.

L’hosting della posta elettronica in cloud ti consente di accedere ai messaggi tramite qualsiasi dispositivo connesso. L’account mail potrà essere visualizzato da PC, smartphone o tablet.

• Risparmio economico.

Utilizzando il sistema di gestione in cloud l’azienda deve sostenere un costo mensile per l’utilizzo del servizio ma vengono meno tantissimi costi fissi. Non è necessario compare hardware, non è necessario acquistare nessun sistema operativo, vengono meno i consumi di energia elettrica legati al funzionamento fisico del server ed al suo raffreddamento, non è necessario personale dedicato.

• Sistema di sicurezza costantemente aggiornato.

I fornitori di servizi e-mail di maggiori dimensioni hanno reso la sicurezza in ambito di cloud computing la priorità assoluta. Ad oggi i dati aziendali sono sicuramente molto più protetti con un servizio di hosting della posta elettronica nel cloud rispetto a quanto avverrebbe se il compito di aggiornare il server della posta elettronica fosse interno all’azienda. La posta online risulta essere protetta grazie a sistemi antivirus che filtrano le mail in entrata ed in uscita. Molto utile anche la funzione antispam che permette di individuare facilmente quelle che sono le mail fasulle inviate per soli scopi promozionali. I sistemi di sicurezza possiedono inoltre protezioni crittografate per impedire il furto di dati.

• Sistema scalabile.

Quando la tua azienda inizia a crescere rapidamente, un servizio e-mail basato sul cloud ti consente di non preoccuparti in relazione al dimensionamento appropriato del data center. In qualsiasi momento possono essere aggiunte o eliminate le caselle di posta elettronica.

• Garanzia di un servizio stabile e gestione ottimale di eventuali disaster recovery.

I fornitori di servizi e-mail in cloud utilizzano una serie di diversi server in diverse parti del mondo e quindi non ci sarà mai un’interruzione di traffico: se una macchina non dovesse funzionare, il servizio andrebbe avanti grazie ad altre macchine, senza rischiare di perdere dati preziosi.

Adottare un sistema di posta elettronica in cloud è facile e veloce.

Se stai avviando la tua attività sicuramente la scelta giusta è quella di dotarti di un sistema di posta elettronica in cloud. Se invece stai valutando di dismettere il mail server interno per passare alla posta in cloud avrai già visto che questa scelta comporterà solo vantaggi per la tua azienda.

Prova a vedere a questi link quali possono essere i costi mensili dei servizi di Google Workspace Business oppure Microsoft 365 Business più adatti alle tue esigenze.

Contattaci e ti affiancheremo nella scelta del prodotto migliore per le tue esigenze, per l’attivazione dei nuovi account e per il passaggio di tutti i dati del sistema di posta che attualmente utilizzi.