Digital workplace: il tuo ufficio quando e dove vuoi.
Le tecnologie digitali hanno portato flessibilità e mobilità, cambiando i modi, i tempi e persino i luoghi di lavoro. Un tempo si identificava il lavoro con l’ufficio o la sede aziendale, ma comunque sempre un posto di lavoro stabile e definito.
Oggi, invece, si parla sempre più di digital workplace, in un mondo in cui la presenza in un determinato luogo non è più una condizione necessaria per un numero sempre più alto di professionisti.
Cosa si intende per “digital workplace”?
Il concetto racchiuso in queste due parole è molto ampio e non si possono semplicemente tradurre in italiano per capirne il significato. Digital workplace è un concetto che riguarda un nuovo modo di concepire il lavoro. Con Digital workplace si intente un sistema aziendale virtuoso dove l’utilizzo delle tecnologie informatiche permette di creare un modello organizzativo orientato alle persone, migliora la comunicazione e la collaborazione tra i lavoratori, fa crescere il coinvolgimento e la produttività aziendale. E’ necessario abbandonare il concetto di luogo fisico di lavoro, dimenticare il rigido schema orario 9-12 / 14-18 a favore di una nuova realtà finalizzata all’ottenimento dei risultati prefissati.
Come si realizza la digitalizzazione in azienda?
Il punto di partenza è quindi un cambiamento culturale nel modo di concepire il lavoro e il mezzo per realizzare questa rivoluzione sono le tecnologie informatiche. Implementare questa rivoluzione significa utilizzare strumenti tecnologici, come per esempio il cloud, le soluzioni UCC, cioè di comunicazione unificata, il mobile, che fanno capo a tre macro-categorie: le piattaforme, la comunicazione e infine la gestione dei flussi informativi.
Con piattaforme si intendono le soluzioni di desktop virtualization, la connettività, i servizi cloud e il mobile. I lavoratori dovranno essere in grado di connettersi in sicurezza alla rete aziendale da smartphone e tablet e di poter accedere in qualsiasi momento alla propria posta elettronica. Anche gli investimenti relativi all’hardware aziendale dovranno essere rivisti in questa nuova ottica. E’ preferibile adottare dei PC portatili piuttosto che soluzioni fisse: in questo modo chi lavora avrà sempre a disposizione uno degli strumenti principali di lavoro (per rivedere qualcosa da casa, per partecipare ad una riunione, per utilizzarlo durante un incontro con clienti). Spesso vengono sollevate alcune perplessità sulla comodità del PC portatile se utilizzato per tante ore consecutive ma anche tale aspetto può essere agevolmente superato con la creazione di postazioni di lavoro “smart”: all’interno della sede aziendale potranno essere create delle postazioni fisse a cui il lavoratore potrà collegare il suo PC portatile quando necessario. Si potranno infatti creare delle postazioni con monitor, tastiera, mouse, casse e quant’altro si ritenga necessario e collegare tutte queste apparecchiature ad una apposita periferica chiamata “docking station”, basterà poi collegare il PC portatile alla docking station e si potrà agevolmente lavorare come con il tradizionale PC fisso.
Nell’ambito della comunicazione entrano in campo tutti gli strumenti di collaborazione diretta ed immediata, utilizzabili con qualunque dispositivo e gestiti on premise o nel cloud: instant messaging, social collaboration, videoconferenze e comunicazione voce, ovvero UCC, Unified Communication and Collaboration. Immaginiamo la possibilità di organizzare una riunione senza la necessità di essere tutti fisicamente presenti nello stesso posto. Pensiamo alla necessità di risolvere un problema con urgenza e poter chiedere un aiuto immediato su una piattaforma di instant messaging invece di perdere inutile tempo con mille telefonate per trovare la persona giusta che ci possa aiutare. In particolare è stato dimostrato come tale aspetto aumenti notevolmente l’engagement dei lavoratori all’interno della propria azienda.
Appartengono infine alla gestione delle informazioni le soluzioni di analytics, content management e sincronizzazione dei file, per consentire l’accesso e la condivisione in tempo reale delle informazioni e delle applicazioni aziendali da qualunque luogo e con ogni dispositivo.
I vantaggi del digital workplace
Il passaggio dalla tradizionale concezione di postazione d’ufficio al digital workplace permette di realizzare un sistema organizzativo virtuoso sotto molteplici punti di vista:
- riduzione degli investimenti in hardware in virtù della possibilità di sfruttare il cloud per erogare, gestire, aggiornare e manutenere gli ambienti di produttività e dei servizi aziendali;
- razionalizzazione degli investimenti immobiliari, grazie ad una migliore organizzazione degli spazi attrezzati a uso ufficio;
- maggior produttività dei lavoratori, legata alla maggiore indipendenza nell’organizzazione del lavoro, alla facilità di reperire, condividere e aggiornare le informazioni rilevanti;
- maggior creatività e accelerazione dei processi di innovazione aziendale grazie alla possibilità di comunicare velocemente con i colleghi, scambiarsi idee, creare team trasversali che permettono di mettere a frutto le diverse competenze individuali;
- miglioramento della reputation aziendale e maggiore attrattività per i talenti del proprio settore, perché attirati dalle aziende che sostengono modalità di lavoro più moderne e collaborative.