Backup dati: quali sono gli strumenti migliori per professionisti e imprese.
I dati sono uno dei beni più preziosi, la priorità è proteggerli e avere la certezza di poterli recuperare in qualsiasi momento nel caso in cui sia necessario. L’unica soluzione è effettuare un backup dei dati sistematico e costante.
I dati hanno un valore incommensurabile per aziende e professionisti. Ad oggi la maggior parte delle attività lavorative viene svolta con il supporto di strumenti tecnologici come computer, notebook, tablet e smartphone. Diventa quindi fondamentale custodire e proteggere tutti queste preziose informazioni.
Purtroppo la perdita di file, documenti, foto non è un evento così raro come si potrebbe pensare. Tale perdita può avvenire per le più svariate ragioni: può trattarsi di un errore umano, un guasto, un virus o altro. Qualsiasi sia la ragione per cui i dati sono andati persi, avere un backup permette di risolvere il problema facilmente.
Cos’è il backup dei dati e quali vantaggi comporta
In informatica il termine backup indica la copia o replica di un file o di un insieme di dati su un supporto di memorizzazione al fine di avere una copia di riserva. Essenzialmente le motivazioni principali per cui viene eseguito il backup sono due:
- ripristinare i dati nel momento in cui vengono persi o danneggiati per qualsiasi ragione;
- poter recuperare una versione precedente di un file erroneamente modificato o cancellato.
Occorre quindi sviluppare un’adeguata strategia per fare in modo che i dati siano sempre facilmente recuperabili. Solitamente le aziende più strutturate hanno un sistema di backup ben definito mentre spesso piccole e medie imprese sottovalutano questo aspetto. In generale possiamo dire che c’è ancora molta strada da fare per la messa in sicurezza dei dati aziendali. Dall’ultimo report di Veeam “Data protection trends 2022” emerge che il 98% delle aziende italiane ha dichiarato di aver subito interruzioni non previste negli ultimi 12 mesi, 8 aziende su 10 hanno identificato un gap di protezione tra i dati che possono permettersi di perdere e la frequenza con cui ne viene effettuato il backup.
Oggi, grazie alle tecnologie informatiche che abbiamo a disposizione, tutte le realtà (dalle grandi aziende al professionista o artigiano) possono trovare la modalità di protezione dei dati adeguata alle proprie esigenze.
Tipologie di backup
I backup possono essere ricondotti a due grandi categorie: quelli che creano una replica e l’archiviazione. Vediamo di seguito le principali differenze:
- REPLICA DEI FILE: La replica dei file è una modalità molto semplice. Può essere fatta manualmente ma esistono in commercio strumenti che si occupano automaticamente della sincronizzazione di file tra la locazione principale e la replica. E’ un sistema veloce ma ha lo svantaggio che resta disponibile solo l’ultimo aggiornamento di ogni file.
- ARCHIVIAZIONE: I file vengono impacchettati e memorizzati in un archivio. I software che si occupano della generazione dell’archivio e del monitoraggio dello stesso hanno certamente dei vantaggi, come la possibilità di ripristinare versioni precedenti dei file. Lo svantaggio è che è un sistema più complesso da gestire e che necessita di un ripristino in caso di perdita dei file principali.
Quali sono gli strumenti utilizzati per fare il backup
Quando parliamo di backup parliamo di duplicare i file su un supporto diverso rispetto a quello in cui sono originariamente salvati.
Esistono 3 principali tipologie di backup. Ogni realtà deve scegliere la soluzione migliore in base alle proprie necessità ed esigenze specifiche. Anticipiamo fin d’ora, anche se approfondiremo la questione in seguito, che un metodo non esclude gli altri, anzi per garantire una maggiore sicurezza dei dati vengono utilizzati più sistemi contemporaneamente.
Vediamo nel dettaglio la differenza tecnica tra i diversi strumenti:
1) Drive esterno
ll metodo più semplice è quello di effettuare una copia di tutti i dati su un supporto HDD (hard disk drive). In questo caso è fondamentale fare la copia dei dati in modo costante e regolare e di solito ne vengono fatte almeno due. Questo metodo, che fino a poco tempo fa era il più utilizzato dai professionisti e dalle piccole imprese, sta venendo gradualmente abbandonato a favore di sistemi più sicuri. La copia dei dati in un disco fisico infatti comporta notevoli rischi come ad esempio in caso di furto del drive o in caso di danneggiamento dello stesso.
2 ) Server o NAS (Network Attached Storage)
In questo caso i dati vengono duplicati all’interno di un server aziendale o di un NAS. Per spiegare la differenza tra i due, identifichiamo il NAS come un server dedicato allo storage mentre il server “tradizionale” ha anche altre funzioni. Questa soluzione permette di avere un backup quotidiano di tutti i dati di ogni dispositivo connesso. E’ una delle opzioni preferite dalle aziende perché permette di creare un sistema automatizzato di backup, anche per chi utilizza i dati in condivisione con più utenti e su diversi dispositivi. Anche in questo caso i dati sono comunque salvati all’interno di un dispositivo fisico che potrebbe incorrere in problematiche di danneggiamento o simili.
3) Backup in cloud
Questa soluzione prevede il salvataggio di tutti i dati utilizzando un servizio di backup in cloud senza dover utilizzare componenti hardware aggiuntive. Questa opzione è ideale indipendentemente dalle dimensioni aziendali, infatti lo spazio di archiviazione riservato è modificabile in ogni momento in base alle reali necessità. Il sistema di backup in cloud a differenza dei due precedenti rappresenta un backup delocalizzato. Per tutte queste ragioni il backup in cloud è ritenuto il metodo più sicuro ed allo stesso tempo semplice, garantendo la protezione dei dati anche in caso ad esempio di danni ai locali aziendali, cosa che gli altri due metodi invece non permettono.
Scegliere la strategia di backup migliore per le proprie esigenze
Non esiste una strategia migliore in assoluto. Ogni situazione deve essere valutata singolarmente sia in base alle dimensioni aziendali, sia per la tipologia e la quantità di dati trattati. Per questo è sempre consigliabile rivolgersi ad un professionista che faccia una analisi preventiva e possa indicare la soluzione migliore per la specifica realtà.
Come fare il backup?
Nella pratica si consiglia di effettuare una replica giornaliera di tutti i dati che vengono modificati costantemente mentre di utilizzare il metodo dell’archiviazione settimanale per i file che devono essere salvati ma che non vengono più modificati dagli utenti.
Dove fare il backup?
In generale, si ritiene opportuno effettuare almeno un duplice backup dei dati utilizzando due diversi metodi. Nella pratica si abbina il backup su server/NAS a quello su Cloud. Il backup su NAS permette infatti di ripristinare i dati in modo veloce dato che sono salvati localmente mentre il backup in cloud consente di mantenere una copia protetta da possibili deterioramenti in un archivio virtuale.
Ogni quanto fare il backup?
Anche qui non esiste una regola fissa, ma più frequentemente lo si fa, maggiore sarà la garanzia di non perdere alcun dato. Per tutte queste ragioni è consigliabile stabilire e programmare un vero e proprio piano di backup da seguire e rispettare. E’ necessario che il sistema di backup dei dati venga integrato regolarmente all’interno dei processi aziendali.
Il backup funziona?
Uno degli elementi strategici più importanti indipendentemente è il successivo monitoraggio del backup stesso. E’ infatti fondamentale controllare regolarmente la corretta esecuzione del backup: se il backup non è utilizzabile, è come non averlo fatto, e i danni derivanti sono notevoli. E’ necessario verificare che il sistema di backup impostato funzioni regolarmente, che i dati siano salvati in modo corretto e completo e soprattutto è necessario effettuare periodicamente anche dei test di ripristino.
Perchè il backup è così importante
Il backup dei dati e il suo corretto funzionamento è un tassello cruciale di qualsiasi data strategy. La capacità di gestire e processare le informazioni è la chiave competitiva delle imprese che si muovono nel mondo digitale.
Ricorda inoltre che il backup è uno degli aspetti fondamentali della corretta gestione dei dati così come previsto dal GDPR ed è quindi necessario implementare un sistema strutturato per la gestione dello stesso. Se vuoi approfondire questo argomento puoi leggere il nostro articolo “Il tuo backup è in regola con il GDPR? Come rispettare la normativa sulla privacy.”
Il backup è uno dei tasselli fondamentali per un piano di Disaster Recovery aziendale : ripristinare dati, sistemi e applicazioni è un requisito basilare nella gestione di qualsiasi tipo di business. Nel momento in cui non è possibile accedere ai dati per qualsiasi motivo e viene quindi attivato il DRP il ripristino dei dati tramite backup è uno dei primi step che vengono attivati.